产品与解决方案

招标业务管理系统

招标代理公司的管理法宝
一、系统简介

《招标代理公司综合办公平台》是为招标代理机构量身定制的办公管理软件系统。已成功应用于山东省鲁成招标有限公司、山东省建设工程招标中心有限公司、山东海逸恒安项目管理有限公司等大型招标代理公司。

本系统围绕招标代理公司所从事的业务,以招标业务管理为核心,以项目为主线,以工作流程为辅助,实现了招标项目从开始到结束的全过程管理,为招标代理公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。

本系统包含了业务管理系统和OA办公系统两大子系统,其中,业务管理子系统是本系统的核心系统。

区别于各行业通用的办公自动化系统,本系统根据招标代理公司的业务架构和业务管理重点量体裁衣,具有鲜明的行业特点。如:从招标代理合同签订,到招标文件审批,到投标单位报名,到投标保证金的收缴,到中标通知书发放,到投标保证金的退还和服务费的结算,再到项目档案的归档,环环相扣,真正实现了项目的过程化动态管理,体现出管理软件与现实业务的紧密结合,而不是单纯的资料录入与保存。

二、功能模块 
模块名称 功能列表
招标业务管理
子系统
一、业务过程化管理功能
项目备案;委托协议;合作协议;法人授权书;招标公告或邀请书;资格预审文件;
资格预审结果公示;招标文件;中标公示;中标通知书;更改项目状态;项目档案归档;
标书费收缴;投标保证金收缴;服务费结算&投标保证金收缴;
二、业务统计报表
招标进度跟踪表:通过各节点资料的上传与审批情况,查看自己有权查看的项目的招标进度。
招标业绩与收入统计表:查看自己有权查看的业务部门的招标业绩、项目数量、标书费、服务费收入。
招标项目信息汇总:随着招标资料的上传,自动汇总的项目信息及其标段信息。
招标业务文档:查看审批完毕已归档的招标业务文档。
供应商信息库:自动汇总的供应商信息库。
专家信息库:自动汇总的专家信息库。
招标文件审查统计:招标文件审查评分记录。
项目档案审查统计:项目档案归档情况审查评分统计。
用印情况统计表:各类资料用印记录。
时限考核:招标文件违规发售与档案资料归档超期查询。
OA办公自动化
子系统
一、个人办公
即时消息;通知公告;传阅文件;工作论坛;在线签到签退;系统小秘书提醒;
二、费用管理模块
1、费用管理

费用登记:填写费用支出单并提交审批;
我的费用单:查询自己提交过的费用单;
所有费用单:查询所有的费用单;
费用审批:即费用审批,此功能包含在工作流中;
2、统计报表
3.1、成本统计:费用统计查询:按部门、按报销人、按费用类别统计费用。
3.2、收入与利润统计。
三、申请预约
人员外出、出差、请假申请;用印申请;采购申请;会议室预约;车辆预约;用车申请等
四、工作管理
个人日程;部门日程;任务管理;任务进程报告
五、邮件管理
邮件收发;通讯薄;外部邮箱集成配置;
六、物品/用品管理
物品/用品分类定义;物品/用品信息管理;仓库及仓库权限定义;
入库登记;出库登记;出入库流水;库存情况;统计报表;
七、工作流程
我的批复(待办流程;在办流程;已办流程)
我的申请(发出申请;审毕申请;被退申请;撤销申请)
流程一览;流程监控;审批代理人委托;流程定义
说明:可自定义各种办公流程,如:采购申请、请假申请、用车申请等。
八、车辆管理
车辆类型定义;车辆信息管理;车辆年审/保险/保养到期提醒;
车辆预约登记;我的预约;车辆预约情况统计
九、会议室管理
会议室信息定义;会议室在线预约;我的预约;会议室使用统计
十、文档资源库
文档库管理;文档检索;回收站;
十一、人力资源
机构信息;部门信息;员工信息;员工照片;员工角色;
培训信息查询统计;个人工资;考勤登记;报表统计;权限设置;范围控制;
十二、系统设置
机构信息;部门信息;员工信息;员工角色;账号维护;功能菜单设置;权限设置;会议室定义;
个人桌面设置;登录日志;操作日志;登录统计;系统维护;公司标志设置;通知公告类别定义;
桌面模块定义;更改密码;个人资料设置;系统字体与配色设置;邮件提醒设置;印章类型定义;
功能印章开启/关闭设置;招标代理项目类型定义;汇率设置;其他项目类型设置;
系统基础资料设置(个人办公基础资料;日程任务基础资料;邮件管理基础资料;物品管理基础资料;车辆管理基础资料;工作流程设置)
账号维护;功能菜单设置;权限设置;桌面设置;登录日志;操作日志;登录统计;
系统维护;公司标志设置;桌面模块定义;更改密码;个人资料设置;系统字体与配色设置;
三、系统应用价值 
《招标代理公司综合办公平台》可以为您带来什么?
3.1、业务标准化管理

从项目开始到结束,以项目为主线,串联并存档相关业务资料;

从盖章控制的角度入手,通过网上流转审批,保证外发的资料的正确性,杜绝用印随意性,明确单位内部的办事流程和流程环节职权责;

通过业务文件模板与工作流程的绑定,规范和统一项目外发资料的文件格式,提高单位的业务形象;

3.2、建立起公司的成本核算与控制体系

通过费用报销和项目的挂钩,实现按项目的成本核算,哪些项目是赔钱的,哪些项目是赚钱的,收入、成本和毛利润情况一目了然,为后续项目的承接提供数据导向;

结合对工资、保险、管理费用等非项目费用(间接费用)的管理,实现按公司、按部门、按人员的全面成本核算与控制体系,为绩效考核提供量化的数据参考,结合系统的权限控制体系,为公司整体经营目标、部门经营目标的制定、落实、监督、调整和达成,建立动态的目标管理体系。

3.3、建立起业务部门与财务部门的协同工作模式

财务部门作为独立的部门,难以从业务的角度配合业务部门的工作,通过系统中的工作流程,可以建立起协同工作模式;

上传标书费的收缴情况→财务确认收到→归入项目收入;

投标保证金的到账情况挂钩投标保证金的退还,以项目为单元,没收到的不能退,没到账的不能退,不能重复退,不能多退,中标未结算的不能退;

系统为不同的管理深度提供了可伸缩的管理配置,比如可以设置:没有上传过投标企业的标书费不能上传投标保证金,没有上传过保证金的投标企业不能做结算,开始交投标保证金的前几天必须完成标书费收缴情况上传……

3.4、支持分公司异地应用

分公司在异地通过网络也可以使用本系统;

3.5、自动化出报表

项目招标进度跟踪表、招标业绩与收入汇总表、招标业务文档(已归档电子档案库)、招标项目信息汇总

报销统计(即成本统计)、[ 可按部门统计、按人员统计、按费用类别统计、按时间段统计 ]

用车情况报表,会议室使用情况表,物品借出与归还情况表,用品采购、库存、领用统计表,外出、请假、出差情况表等日常管理报表。

3.6、更深层次的业务管理

大量业务数据的电子化,使挖掘业务数据的深层次价值成为可能,让业务数据的积累成为企业的无形“固定资产”,让项目信息不再受人员离职、岗位变更等人员流动因素的影响,比如:建立起单位内部的供应商库,通过投标单位参与项目的类型、招标内容关键字,建立各行业的供应商库。

建立起企业内部的专家库。

……

3.7、全方位的办事提醒

您可以从邮箱或手机上收到即时消息、待办工作流程、工作流程处理进度、工作进展情况、新通知公告提醒、收到传阅文件提醒……

您可以从系统中设置资质证书的到期提醒、车辆年审提醒、车辆保险到期等容易忘记的日常事务提醒。

3.8、手机移动办公

您可以在任何地方随时查看办公平台内的信息、处理待办事宜,您不必担心出差没带手提电脑,这只需要有一台可以上网的智能手机,无论它的系统是ios、symbian或者android;

您不必为担心漏掉系统内的提醒消息而一直在线办公平台,通过手机绑定邮箱,或者下载手机的邮箱客户端便可随时接收系统内的提醒信息。

3.9、平台化概念

《招标代理公司综合办公平台》是一套平台化的系统。模块化的设计,使她拥有无限扩展功能的可能;基于WebService的设计,可以让她为第三方系统提供数据输出服务;可配置的功能菜单和权限控制的开放式设计,使她可以整合第三方应用软件的功能;基于Internet的应用,可以让她可以有跨单位应用的可能,比如开发相应功能并开放端口给招标人和参与项目的投标人,比如通过网银接口,实现电子标书自动销售与发放,并反馈结果给综合办公平台。

《招标代理公司综合办公平台》可有效解决
1、传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。
2、信息流转不畅通造成的高时间成本,低响应速度。
3、工作流程不清晰导致的办事制度混乱、权责不明。
4、项目与工作难以跟踪,缺少协作和反馈。
5、经验、知识没有积累和共享的渠道。

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